Версия для слабовидящих
Рус Бел Eng De Cn Es
Отдел контроля и документационного обеспеченияОтдел архивной работы, учета и использования документов
Отдел контроля и документационного обеспечения

Организация работы с документами    

     Организация работы с документами   - это организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности Белорусского государственного университета.

Отдел по работе с документами осуществляет:

  • первичную обработку поступивших документов;
  • регистрацию  документов;   
  • передачу  документов на рассмотрение руководству;
  • направление документов на исполнение. 
Первичная обработка поступивших документов

     Первичная обработка документов заключается в проверке правильности доставки писем. Вскрываются все конверты, за исключением личной корреспонденции ( с пометкой "лично") или адресованные общественным организациям. Затем  проверяется правильность адресования вложенного в конверт документа, количество листов документа, наличие приложений к ним. При отсутствии приложений или листов документа ставится в известность отправитель письма и делается отметка на самом документе. Конверты, как правило, уничтожаются, за исключением тех случаев, когда только по конверту можно определить адрес отправителя, дату отправки и дату поступления, или когда на конверте имеются пометки "конфиденциально",  "срочно". Ошибочно доставленная корреспонденция возвращается в почтовое отделение.  В настоящее время документы могут быть получены не только по почте, но и приняты по факсу, электронной почте, доставлены курьером или посетителем. Отдел обеспечивает учет и контроль за движением и таких документов.

Регистрация

     Регистрация документа - это присвоение ему индекса (номера) и проставление его на документе с последующей записью кратких данных о нем в день поступления путем заполнения реквизитов регистрационно-контрольных карточек (РК) или журнала. Более того, зарегистрированный документ сканируется и его образ прикрепляется  в соответствующей РК. Отметка о поступлении не проставляется на приложении к документу, а также на проспектах, каталогах и других материалах.  Регистрация необходима для обеспечения сохранности документов, оперативного поиска, учета и контроля. Важным принципом регистрации документов является однократность. Каждый документ регистрируется только один раз. Присвоение нумерации осуществляется автоматически.

 
 

    При регистрации документы делятся на несколько групп, каждая из которых регистрируется отдельно, например:                                                             

 
  • входящие документы;
  • исходящие документы;
  • внутренние документы;
  • обращения граждан и юридических лиц. 
  •  

         Для  входящих документов используется порядковая нумерация начиная с №1  первого января каждого года  по  31 декабря . Исходящие документы имеют регистрационные номера, состоящие из условного обозначения структурного подразделения  и порядкового номера документа. Например, номер документа 0529/2763 означает:  

     
  • 0529 - индекс структурного подразделения;
  • 2763 - порядковый номер документа по журналу регистрации.
  •  

        Внутренние документы имеют регистрационные номера, состоящие из порядкового номера документа и условного обозначения. Например, номер документа 440-ОД означает:

     

  • 440 - порядковый номер по журналу регистрации;
  • ОД - условное обозначение документа ( приказы по основной деятельности).
  •  

      Условное обозначение документа (ПС, В, Л/СИ и др.) зависит от назначения документа и сроков его хранения в архиве.

     

        Регистрация обращения граждан и юридических лиц осуществляется в день поступления; в тот же день оно передается на рассмотрение руководству. Письменное обращение должно содержать подпись заявителя с указанием фамилии, имени, отчества, данные о месте жительства или работы (учебы), изложение существа предложения, заявления, жалобы. Обращения, не содержащие таких сведений, признаются анонимными и рассмотрению не подлежат, за исключением тех, в которых содержатся сведения о преступлении.  

     

        Обращения, не требующие дополнительного изучения и проверки, рассматриваются в течение 15 дней. Сроки исполнения обращений граждан не должны превышать 1 месяц. Срок рассмотрения исчисляется с момента получения.

    Передача документов на рассмотрение руководством   

      После регистрации корреспонденция передается для рассмотрения ректору БГУ или проректорам в соответствии с распределением их должностных обязанностей, установленных приказом ректора. В отдельных случаях начальником УОРиДО корреспонденция  направляется руководителям структурных подразделений БГУ.

    Документы с резолюциями руководства возвращаются в отдел для внесения в регистрационные карточки (журнал) содержания резолюций и сроков исполнения документов.

    Направление на исполнение

          Вручение корреспонденции исполнителям производится по реестру передачи документов после внесения резолюции, сформированному в электронной  системе "Дело" и выведенному на бумажный носитель информации. В реестре  ставится дата и личная подпись лица, получившего документ.

     

          Если в резолюции указывается несколько исполнителей, документ передается каждому из них.  Для одновременной работы над документом изготавливаются его копии по числу исполнителей. При этом в структурные подразделения через автоматизированную систему  "Дело" передается электронный вариант  документа с отметкой в системном журнале о том, кому передан документ.

       
     Адрес  ул. Бобруйская, 7, к. 100
    Телефон 209-50-44, факс  226-59-40

    Начальник отдела
    Зинкевич Елена Ивановна
    тел.: 209-50-44, факс 226-59-40
    адрес: ул. Бобруйская, 7, к. 100
    © Белорусский государственный университет
    Адрес: пр. Независимости, 4, 220030, г. Минск, Республика Беларусь.
    Тел. + 375 17 209 50 44. Факс. + 375 17 226 59 40. Url: .
    При копировании материалов ссылка на сайт обязательна. Все права защищены.